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Geheimhaltungsvereinbarungen in der Praxis

Das NDA: Wenn sonst nichts mehr geht im Ideenschutz

25.09.2015

1. Warum Geheimhaltung?

Dieser Beitrag in sechs Teilen steht unter dem Zeichen, die wesentlichen Klauseln und Vereinbarungen zu beleuchten, Interessanlage zu verdeutlichen und Unsicherheiten zu beseitigen.

Ideenschutz, Knowhow, Produktdesign, Forschung und Entwicklung, Werbekonzepte.

Wissen ist Macht. Diese Maxime haben Real- und Kreativ-Wirtschaft inzwischen verinnerlicht. Die Anerkennung und Wertschätzung von geistigem Eigentum im weiteren Sinne ist auch in Kontinentaleuropa angekommen. Eine Hamburger Werbeagentur erregte mit einer Werbekampagne für einen soliden deutschen Lebensmittelhändler große Aufmerksamkeit, hierzulande und weit über die deutschen Grenzen hinaus. Das Wirtschaftsministerium wird nicht müde, Design als einen der wesentlichen Wertschöpfungs- und Verkaufsfaktoren herauszustellen. Unsere Welt ist schnell und beschleunigt unablässig. Vor diesem Hintergrund befinden sich NDA (Non Disclosure Agreement), Geheimhaltungsvereinbarung und Vertragsklauseln zur Sicherung von Geschäftsgeheimnissen in allen Branchen auf dem Vormarsch. Jeder Akteur versucht, sich so umfassend wie möglich abzusichern. Dabei herrscht neben der Skepsis gegenüber dem eigenen (potentiellen) Vertragspartner eine verunsichernde Unwissenheit. Welche  Vertragsgestaltungen rechtlich möglich und zulässig sind, was man regeln kann und darf ist oft unklar. Einerseits sollen eigene Rechte und Positionen geschützt werden, andererseits reagieren Unternehmen und Kreative zurückhaltend, wenn sie Partnern zusichern sollen, dass Sie Geschäftsgeheimnisse, Ideen, Entwürfe und Konzepte geheim behandeln und dafür auch noch haften sollen. 

Je exklusiver der Kreis derer ist, die über ein geheimes Wissen verfügen, desto besser ist dessen Vermarktung möglich. Die Zeiten sind lange vorbei, in denen Agenturen, Designer und Erfinder jahrelang vertrauensvoll für ein Unternehmen tätig waren, ohne je einen schriftlichen Vertrag geschlossen zu haben. In einer immer schnelllebigeren Gesellschaft mit wachsendem Innovationszyklus, regem Informationsaustausch, ständigem Wechsel von Vertragsverhältnissen und scheinbar unbegrenzten Kommunikationsmöglichkeiten sinkt das Vertrauen in den potentiellen Vertragspartner. Die vertrauensvolle Bindung erodiert. In gleichem Maße steigt das Bedürfnis nach effektiver Sicherung des eigenen Wissens, der erarbeiteten technischen Lösungen und den in der Regel nur einmal verkäuflichen Werbekonzepten.

 

2. Inhalt einer Geheimhaltungsvereinbarung

Bei originären Geheimhaltungsvereinbarungen besteht der Vertragsgegenstand lediglich in der Geheimhaltung der übergebenen oder anlässlich einer Zusammenarbeit der Parteien sonstwie erhaltenen Informationen. Es ist unerlässlich, den Zweck der Zusammenarbeit und des Austauschs der Informationen festzulegen. Für die Auslegung und die Bestimmung der vertraglichen Pflichten ist dieser Vertragsgegenstand entscheidend. Dabei kann sich die Art der Zusammenarbeit und somit der Geheimhaltung auf jede Art von Ideen wie Werbekonzepte, Geschäftsmodelle oder technische Erfindungen, Geschäftsgeheimnisse, Designentwicklung,  Know-how oder auch Mischungen hieraus beziehen. 

Aus der konkreten Beschreibung der Vertraulichkeitspflichten ergibt sich, was eine vertrauliche Information ist, und, für die Wirksamkeit nahezu ebenso bedeutsam, was nicht als vertraulich gilt. Zur effektiven Wirksamkeit der gesamten Geheimhaltungsvereinbarung sind diese Ausnahmen wie etwa Informationen, die allgemein zugänglich oder vorbekannt sind, zwingend erforderlich. Ansonsten ist die gesamte Vereinbarung  nicht hinreichend bestimmt, welche Informationen unter die Geheimhaltungspflicht fallen und welche nicht. Als angrenzenden Themenkreis werden sodann Beweisregeln vereinbart, wann Informationen als vertraulich eingestuft werden, etwa ob diese gesondert als solche gekennzeichnet werden müssen und wie der Nachweis der Übergabe der Information geführt wird. Spiegelbildlich wird die zur Verschwiegenheit verpflichtete Partei in der Regel beweisen müssen, dass eine Ausnahme von der Verschwiegenheitspflicht vorliegt, also dass ihr eine Information vorbekannt war oder dass diese allgemein zugänglich ist. 

Neben der reinen Geheimhaltung, also dem Unterlassen der Weitergabe von Informationen, werden zunehmend aktive Handlungspflichten in die vertraglichen Regelungen aufgenommen. Klassischerweise wurde schon immer die Herausgabe von Dokumenten nach Vertragsbeendigung und die Löschung von Daten geregelt. Hinzu kommen nunmehr ausdrücklich Regelungen, welchem Personenkreis die vertraulichen Informationen zugänglich gemacht werden dürfen und welche Sicherungsmaßnahmen bei der Speicherung und im Umgang mit den vertraulichen Informationen konkret ergriffen werden müssen. Insbesondere bezüglich der Kommunikation werden die Standards fortwährend erhöht. Emails dürfen nach dem Stand der Technik nur noch verschlüsselt übersandt werden, wenn diese vertrauliche Informationen enthalten. In Bezug auf eigene Mittarbeiter und Dritte wie freie Mitarbeiter, Tochterunternehmen oder andere Dienstleister beinhaltet die Geheimhaltung regelmäßig, dass auch dieser gesondert und ausdrücklich zur Geheimhaltung verpflichtet werden müssen. 

 

3. Die Vertragsstrafe

Die vertraglich vereinbarte Strafe ist die wichtigste und oft einzige Kompensation im Falle der Verletzung der Vereinbarung. Ihre Androhung stellt das ultimative Sicherungsmittel der Geheimhaltung dar. Die Verwirkung und die konkrete Höhe der Vertragsstrafe bedeuten in den Verletzungsprozessen die zentralen Streitpunkte. Die Rechtsprechung zu Vertragsstrafen ist hierbei teilweise uneinheitlich. In Abgrenzung zu strafbewehrten Unterlassungserklärungen wegen erfolgter Schutzrechtsverletzungen hat der BGH eine Grundsatzentscheidung zu Vertragsstrafen in Bezug deren angemessene Höhe, Verwirkung, Anpassung und Vereinbarung getroffen. Zunächst wies er darauf hin, dass der im kaufmännischen Verkehr handelnde Unterlassungsschuldner, der sich vertraglich der Geheimhaltung unterworfen hat, typischerweise nicht in besonderem Maße schutzwürdig sei. Diese Interessenlage erfordert es nach BGH, im Hinblick auf wettbewerbs- oder schutzrechtlich veranlasste Vertragsstrafenvereinbarungen den Vertragsparteien einen großzügigen Beurteilungsspielraum einzuräumen und die Rechtsfolge der Unwirksamkeit auf Fälle zu beschränken, in denen eine Vertragsstrafe vereinbart wurde, die bereits auf den ersten Blick außer Verhältnis zu dem mit der Vertragsstrafe sanktionierten Verstoß und den Gefahren steht, die mit möglichen zukünftigen Verstößen für den Unterlassungsgläubiger verbunden sind. Insoweit sei jedoch ein strengerer Maßstab anzulegen als bei der Herabsetzung individualvertraglich ausgehandelter Vertragsstrafeversprechen, die ungeachtet der Vorschrift des § 348 HGB auch im kaufmännischen Verkehr nach Treu und möglich ist.

Aus § 307 Abs. 1 BGB ergebe sich auch nicht die Pflicht, im kaufmännischen Verkehr Vertragsstrafenvereinbarungen ausschließlich nach vorzitiertem "neuen Hamburger Brauch" abzuschließen. Angesichts des Beurteilungsspielraums, der dem Unterlassungsgläubiger im Rahmen der Prüfung des § 307 Abs. 1 BGB zu gewähren ist, steht es diesem frei, eine eindeutige und daher mit besonderer Abschreckungswirkung verbundene Vertragsgestaltung zu wählen, die darüber hinaus den Vorteil hat, dass im Falle einer Verwirkung der Vertragsstrafe das Risiko einer gerichtlichen Auseinandersetzung über deren Höhe begrenzt ist. 

 

4. Ideenschutz von Agenturen

Eine Werbeagentur hat eine Kampagne und ein Konzept für ein Produkt entwickelt. Sie möchte diese an ein Unternehmen verkaufen. Nun steht sie vor dem Problem, dass sie Unternehmen ansprechen muss, die als Abnehmer der Kampagne und des Konzepts in Frage kommen. Würden die Agentur ohne weiteres die Unterlagen übersenden oder eine Präsentation halten, hätte sie zwar unter Umständen gute Chancen, dass Ihre Ideen auf offene Ohren stoßen, jedoch nicht undbedingt auf eine anschließende Entlohnung für ihre Leistung. Denn sofern keine absoluten Schutzrechte wie eingetragene Designs,  nicht eingetragene europäische Geschmacksmuster, Urheberrechte oder dergleichen bestehen, sind ihre Ideen nicht geschützt. Für ein Unternehmen entstehen durch Entgegennahme eines Werbekonzepts, ohne die Werbeagentur zu beauftragen, keinerlei Zahlungspflichten. Dessen ungeachtet kann die Agentur das Unternehmen jedoch mangels rechtlicher Grundlage nicht davon abhalten, das von Ihr entwickelte und vorgetragene Konzept zu verwenden. Ein diesbezüglicher Unterlassungsanspruch besteht ohne vertragliche Regelung mangels gesetzlichen Schutzes gerade nicht. Dass selbst bei Eintragung eines Designs eine solche Vorgehensweise ohne zusätzliche vertragliche Absicherung durch ein NDA hochgradig gefährlich sein kann, erlebte eine Werbeagentur aus Münster, die bei Storck die Produkt- und Werbeidee präsentierte, statt herkömmlicher Schaumküsse an Ostern bunte eiförmige Schaumküsse als „Dickmann’s Dicke Eier“ zu verkaufen. Die bunten Eier wurden von ihr als Geschmacksmuster angemeldet. Letztlich urteile das LG Düsseldorf, [Urteil vom 27.6.2013, 14 c O 171/12 U. –„ Dickmanns Dicke Eier“], dass die unter der Marke  Dickmann‘s produzierten Eier von der erfolgten Eintragung abwichen und daher der Agentur kein Unterlassungsanspruch zustehe. Dass Werbekonzepte als Idee nicht schutzfähig sind und insbesondere nicht dem Urheberrecht unterliegen, urteile zuvor bereits das OLG Köln, [Beschluss vom 22.06.2009 – 6 U 226/08 – “DHL im All”]. Abstrakte konzeptionelle Merkmale, die den einzelnen Gestaltungselementen einer Werbekampagne gemeinsam sind, genießen keinen selbständigen urheberrechtlichen Schutz. Das gilt auch für ein Werbekonzept, das die Einfälle kombiniert.

Um diese Folge zu vermeiden, hat die Agentur keine andere Möglichkeit, als vorab eine detaillierte vertragliche Vereinbarung mit dem Unternehmen zu schließen, dies es ihm untersagt, ohne Zustimmung der Agentur das Konzept oder Teile davon umzusetzen. Denn hiervon hängen ihre sämtlichen Folgeansprüche ab. Dabei muss sie darauf achten, dass nicht bereits das NDA die unter geheim zu haltenden Informationen enthält, und dass die Vereinbarung zwingend vor Übergabe irgendwelcher anderer Unterlagen oder der Präsentation selbst erfolgt. Denn zu einem späteren Zeitpunkt wird das Unternehmen kein Interesse mehr an einer solchen Vereinbarung mehr haben und sich nicht zur Geheimhaltung verpflichten. 

Als Vertragsstrafe wird die Agentur unter Berücksichtigung der im vorausgegangenen Beitrag genannten Rechtsprechung zur Abschreckung einen Betrag einsetzen, der alle denkbaren zukünftigen  Ansprüche abdeckt, als wäre die Agentur von dem Unternehmen beauftragt worden. Dies ist zur effektiven Abschreckung und zur angemessenen Kompensation eines eventuell eintretenden Schadens erforderlich und angemessen. Entweder in der Präambel oder im Vertragsgegenstand wird die Agentur darauf hinweisen, dass die beabsichtigte Präsentation und Übergabe von Dokumenten zum Zwecke der Vertragsanbahnung und Beauftragung der Agentur dient, und die wirtschaftliche Bedeutung herausheben. 

 

5. Beispiel Industriedesign

Ein Hersteller von Kraftfahrzeugen beabsichtigt die Entwicklung einer neuen Modellserie. Er möchte hiermit einen neuen Industriedesigner beauftragen. Das Unternehmen will jedoch vermeiden, dass die Entwürfe an die Öffentlichkeit kommen, bevor die Modellserie in Produktion geht und bei Kunden beworben wird. Juristische Auseinandersetzungen mit Konkurrenten insbesondere wegen Produktnachahmung und Schadensersatz sollen erst gar nicht entstehen. Außerdem will sich das Unternehmen die Möglichkeit offen halten, die Entwürfe als Designs anzumelden. Eine Vorveröffentlichung wäre unter Umständen neuheitsschädlich. 

Aus diesem Grunde wird das Unternehmen mit dem Industriedesigner einen Rahmenvertrag schließen, in dem neben dessen Beauftragung und Entlohnung gleichzeitig die umfassende Abtretung der Rechte an den Entwürfen und Einräumung von Nutzungsrechten geregelt wird. Zusätzlich wird der Industriedesigner sowie seine Mitarbeiter einer strengen Geheimhaltungspflicht unterworfen. Keinerlei Unterlagen dürfen Dritten zur Kenntnis gebracht werden, ebenso die Umstände und der Inhalt der Beauftragung. Auch die Kommunikation zwischen Industriedesigner und Unternehmen wird detailliert geregelt, ebenso die Sicherung der Entwürfe in unterschiedlichen Entwurfsphasen. Dies kann als Annex bzw. Nebenpflicht innerhalb des Rahmenvertrages oder als selbständige Vereinbarung geschehen. Als Vertragsstrafe wird das Unternehmen auf einen Betrag bestehen, der etwa dem Bruttojahresumsatz des Rahmenvertrages mit dem Industriedesigner entspricht oder darüber liegt. Ergänzend wird das Unternehmen darauf hinwirken, dass der Industriedesigner mit keinem Konkurrenten vertragliche Beziehungen unterhält, indem es ein umfassendes vertragliches Wettbewerbsverbot in den Vertrag aufnimmt. 

 

6. Anwendbarkeit und Praxistipp

Die Regelungsdichte und Details von Geheimhaltungsvereinbarungen sind so vielfältig wie die Vertragsverhältnisse, die sie betreffen. Für eine erfolgreiche Geheimhaltungsvereinbarung entscheidend sind eine individuelle Abstimmung der Regelungen und Anpassung auf den jeweiligen Vertragszweck. 

In jedem Fall ist der Abschluss vor Übergabe der Informationen erforderlich, sonst hat der zur Geheimhaltung verpflichtete kein Interesse, sich der Verschwiegenheitspflicht zu unterwerfen. Bei der Vorlage einer Vereinbarung, die die Geheimhaltung von erst später zu offenbarendem Wissen wie einem Werbekonzept, einem Design oder einer Geschäftsidee sicherstellen soll, kurzum also von Wissen, das nicht bereits urheberrechtlich oder sonstwie als absolutes Recht geschützt ist, ist es unumgänglich, in der Vereinbarung eine nur vage Beschreibung des Schutzgegenstandes zu liefern. Ansonsten würde das Wissen schon mit Vorlage der Vereinbarung offenbart, durch die es erst geschützt werden soll. In diesem Fällen empfiehlt sich ein Verweis auf andere Dokumente wie Präsentationen oder Unterlagen, die ein Konzept enthalten. Wird die Geheimhaltung als vertragliche Nebenpflicht in einen Vertrag mit anderen Hauptleistungspflichten eingebaut, ist dieser Vertragsgegenstand entscheidend für die Auslegung. Dies kann Auswirkungen auf den Sorgfaltsmaßstab haben. 

Im Zweifelsfall empfiehlt es sich, sicherheitshalber eine gesonderte Geheimhaltungsvereinbarung zu schließen, um deren Bedeutung herauszustellen. Dies ist in der Praxis üblich. Dies schärft bei den Parteien das Bewusstsein für die Bedeutung der beabsichtigen Geheimhaltung. 

Im Rechtsverkehr wird die Bedeutung und Verbreitung von Geheimhaltungsvereinbarungen zunehmen. Hierauf sollten Unternehmen und Kreative vorbereitet sein. Sie sollten sich mit den einzelnen Klauseln und deren Bedeutung vertraut machen. Verlangt eine Vertragspartei den Abschluss einer solchen Vereinbarung, ist dies kein Zeichen des Misstrauens, sondern der Wertschätzung der eigenen Leistung. Bei der Verhandlung über die einzelnen Regelungen ist Rücksicht auf den jeweiligen Vertragspartner und die Geschäftsbeziehung insgesamt erforderlich. Nur so lassen sich tragfähige und angemessene Lösungen finden. Aus Erfahrung hat es sich bewährt, die eigenen Interessenlagen bei der Verhandlung der einzelnen Regelungen darzustellen und zu gewichten. Hierbei wird eine Einigung erleichtert. Eine eventuelle Unsicherheit, weil Geheimhaltungsvereinbarungen noch immer für einige Vertragspartner Neuland sind, verschwindet bei solchen Verhandlungen schnell.

Dann eine Vereinbarung ist sinnvoll und trägt zu einer produktiven Zusammenarbeit bei.

Carsten Bildhäuser
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